Splošni pogoji poslovanja

Ti Splošni pogoji poslovanja (v nadaljevanju: Pogoji) urejajo razmerje med gospodarsko družbo REDOK EDI d.o.o. (v nadaljevanju: REDOK), s sedežem v Republiki Sloveniji, in pravno ali fizično osebo, ki uporablja REDOK storitve (v nadaljevanju: Naročnik).

V teh Pogojih imajo naslednji izrazi naslednji pomen:

• Storitev — katera koli od REDOK storitev: EDI izmenjava, Web EDI portal, e-arhiv, Peppol Access Point, e-SLOG izmenjava računov, ASN dobavnice ter povezani API in integracijski moduli.
• Dokument — strukturirano elektronsko sporočilo, ki prehaja skozi REDOK infrastrukturo (npr. naročilnica, dobavnica, račun v UBL/EDIFACT/XML formatu).
• Poslovni partner — pravna oseba, s katero Naročnik izmenjuje Dokumente preko REDOK omrežja.
• Pogodba — posamezna komercialna pogodba, sklenjena med REDOK-om in Naročnikom, ki skupaj s temi Pogoji tvori celoto.

REDOK Naročniku zagotavlja dostop do omrežja za elektronsko izmenjavo poslovnih dokumentov, vključno s prejemom, validacijo, transformacijo in dostavo Dokumentov Poslovnim partnerjem. Točen obseg storitev, ki jih Naročnik uporablja, je določen v posamezni Pogodbi in pripadajočih aneksih.

REDOK zagotavlja tehnološko platformo kot SaaS storitev. Naročnik je odgovoren za točnost vsebine Dokumentov, ki jih pošilja. REDOK ne spreminja poslovne vsebine Dokumentov — le pretvarja jih med formati in usmerja na dogovorjene destinacije.

Naročnik pridobi dostop do REDOK storitev preko registriranega uporabniškega računa. Dostopni podatki (GLN, API ključ, uporabniško ime, geslo) so zaupni in se ne smejo deliti s tretjimi strankami izven organizacije Naročnika.

Naročnik je odgovoren za vse aktivnosti, ki se zgodijo pod njegovim računom. V primeru suma na kompromitacijo računa je Naročnik dolžan brez odlašanja obvestiti REDOK na security@redok.si.

Cene Storitev so določene v Ceniku, ki je sestavni del Pogodbe. Cenik lahko vključuje mesečno naročnino, transakcijske pristojbine na Dokument, enkratne stroške vzpostavitve (setup) in custom razvojne storitve.

Računi se izdajajo mesečno vnaprej za naročnine, oziroma mesečno za nazaj za transakcijski del. Rok plačila je 15 dni od datuma izdaje računa, razen če Pogodba ne predvideva drugače. Na zamudna plačila se obračunavajo zakonske zamudne obresti skladno s slovensko zakonodajo.

REDOK si pridržuje pravico do začasne prekinitve Storitve v primeru zamude plačila, daljše od 30 dni, ob predhodnem pisnem opominu.

REDOK se zavezuje k razpoložljivosti Storitve skladno s SLA (Service Level Agreement) parametri, ki so opredeljeni v pripadajočem aneksu Pogodbe. Standardni SLA vključuje:

• Letna razpoložljivost: 99,9%
• Čas odziva na kritične incidente: 2 uri (24/7)
• Čas odziva na ne-kritične poizvedbe: 1 delovni dan
• Načrtovana vzdrževanja: napovedana najmanj 5 delovnih dni vnaprej

Helpdesk je dostopen preko portala helpdesk.redok.si in e-pošte helpdesk@redok.si. Kritični incidenti (npr. popolna prekinitev Storitve) se prijavljajo tudi telefonsko na 24/7 dežurno linijo, navedeno v Pogodbi.

Naročnik je dolžan:

• Pošiljati Dokumente, ki ustrezajo dogovorjeni sintaktični in semantični normi (npr. UBL 2.1, EDIFACT D96A, EN 16931 za e-račune, e-SLOG 2.0).
• Sodelovati pri onboardingu novih Poslovnih partnerjev, vključno s potrditvijo testnih sporočil in master podatkov (GLN, davčne številke, šifranti).
• Voditi lastne poslovne procese tako, da REDOK ne postane arhivska referenca za pomanjkljivosti v Naročnikovem ERP sistemu.
• Brez odlašanja prijaviti vsako spremembo lastništva, davčne številke, sedeža, bančnih podatkov ali drugih podatkov, pomembnih za fakturiranje.
• Ne uporabljati Storitve za nezakonite namene, pošiljanje neželjene vsebine ali za poti, ki niso predvidene s Pogodbo.

REDOK se zavezuje:

• Nudi Storitev profesionalno, skladno s SLA parametri.
• Tehnično validirati Dokumente, ki jih pošilja Naročnik, in ga takoj obvestiti o ugotovljenih napakah (npr. neveljavne reference, manjkajoča obvezna polja, neveljaven format).
• Varovati zaupne podatke in poslovne skrivnosti Naročnika skladno z Politiko zasebnosti.
• Vzdrževati certifikate, pomembne za Storitev: ISO 27001 (informacijska varnost), Peppol Access Point, EEDIN članstvo.
• Napovedati načrtovana vzdrževanja preko helpdesk portala in e-pošte.

V Sloveniji je obvezna izmenjava strukturiranih elektronskih računov v formatu e-SLOG 2.0 (oziroma drugem formatu, usklajenem z EN 16931) za B2G (do javnega sektorja preko UJP) ter, skladno s pogodbenimi zahtevami, tudi za B2B izmenjavo. REDOK Naročnikom omogoča izpolnjevanje teh obveznosti skozi modul za e-izmenjavo računov.

Naročnik soglaša, da REDOK kot informacijski posrednik:

• Posreduje e-račune preko UJP / Peppol omrežja neposredno pred dostavo prejemniku.
• Prejema in shranjuje statusne odzive (EOR, ZOI, potrditev dostave) skupaj z izvornim Dokumentom v e-arhivu najmanj 10 let (zakonski rok).
• V primeru tehnične napake na strani FURS / UJP pošlje Dokument naknadno, takoj ko sistem postane dostopen, skladno z zakonom.
• Ne odgovarja za točnost vsebine računa (Naročnik je zavezanec za izdajo računa). REDOK odgovarja samo za pravočasno in pravilno strukturirano komunikacijo s FURS / UJP.

Naknadno dopisovanje opomb na prejete e-račune se izvaja skozi arhiv skladno s pravili FURS — podrobnosti so v uporabniški dokumentaciji.

Obdelava osebnih podatkov, ki se nahajajo v Dokumentih (npr. ime, naslov, davčna številka posameznikov), poteka izključno z namenom zagotavljanja Storitve, skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in slovenskim Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

REDOK je v razmerju do osebnih podatkov v Dokumentih obdelovalec (data processor), Naročnik pa upravljavec (data controller). Podrobnosti obdelave, pravice posameznikov in kontakti DPO so navedeni v dokumentu Politika zasebnosti.

Naročnik in REDOK se zavezujeta skleniti DPA (Data Processing Agreement) kot prilogo teh Pogojev, kadar je to potrebno skladno z GDPR.

Vse pravice intelektualne lastnine na REDOK platformi, vključno s programsko opremo, dokumentacijo, mapami, šifranti in logotipi, ostajajo v izključni lasti REDOK-a. Naročniku se s temi Pogoji daje neizključna, neprenosljiva pravica uporabe Storitve med trajanjem Pogodbe.

Vsebina Dokumentov, ki jih pošilja Naročnik, ostaja last Naročnika oziroma poslovnega partnerja, ki je Dokument poslal. REDOK ne pridobi lastništva nad poslovno vsebino Dokumentov.

REDOK je odgovoren za neposredno materialno škodo, ki izhaja iz dokazane hude malomarnosti ali namernega ravnanja REDOK-a. Skupna odgovornost REDOK-a v katerem koli koledarskem letu je omejena na znesek, ki ga je Naročnik plačal v zadnjih 12 mesecih za prizadeto Storitev.

REDOK ni odgovoren za:

• Posledice neveljavnih podatkov v Dokumentih, ki jih je poslal Naročnik ali Poslovni partner.
• Izgubljen dobiček, posredno škodo, izgubo ugleda ali izgubo podatkov.
• Višjo silo (naravne katastrofe, vojne, stavke, prekinitve dela infrastrukture tretjih oseb, kot je AWS, ali nacionalnega telekomunikacijskega omrežja).
• Okvare na strani FURS, UJP ali drugih državnih sistemov, preko katerih poteka e-izmenjava.

Pogodba stopi v veljavo z dnem podpisa ali elektronske potrditve, in se sklene za obdobje, določeno v Pogodbi (običajno 12 ali 36 mesecev), z avtomatskim podaljšanjem za enako obdobje, če je nobena stranka ne odpove pisno najmanj 30 dni pred iztekom.

Vsaka stranka lahko enostransko odpove Pogodbo:

• V primeru materialne kršitve s strani druge pogodbene stranke, ki ni odpravljena v roku 30 dni od pisnega opozorila.
• V primeru insolventnosti, uvedbe stečajnega ali postopka prisilne poravnave.
• V primeru trajne izgube regulatornega pooblastila, pomembnega za zagotavljanje Storitve.

Po prekinitvi Pogodbe bo REDOK Naročniku zagotovil izvoz shranjenih Dokumentov v standardnem formatu (UBL ali XML) v roku 30 dni, ob plačilu stroška izvoza, če presega 1 GB podatkov.

REDOK lahko občasno spremeni te Pogoje zaradi uskladitve s predpisi, tehnološkimi spremembami ali poslovnimi potrebami. O materialnih spremembah je Naročnik obveščen najmanj 30 dni pred njihovo uveljavitvijo, preko e-pošte in banner obvestila na portalu.

Če se Naročnik ne strinja s spremembami, ima pravico odpovedati Pogodbo brez doplačila v roku 30 dni od obvestila. Nadaljnja uporaba Storitve po uveljavitvi sprememb se šteje za sprejem novih Pogojev.

Pretekle verzije Pogojev in kratek changelog so na voljo na zahtevo na legal@redok.si.

Za te Pogoje in posamezno Pogodbo se uporablja pravo Republike Slovenije. Za vse spore, ki izhajajo iz ali so v zvezi s Pogoji, je pristojno Okrožno sodišče v Ljubljani, razen če kogentne določbe ne predpisujejo drugače.

Stranki bosta pred sodnim postopkom poskušali spor rešiti po mirni poti, vključno z možnostjo mediacije pri Gospodarski zbornici Slovenije.